外贸人员办理退房手续与其他人员并无本质区别，一般按以下步骤进行：
- 检查房屋状况：对房屋的设施设备、家具家电等进行全面检查，确认是否有损坏或缺失。若存在损坏，要明确责任，按约定赔偿；若有物品缺失，应及时查找原因。
- 核对费用：查看水电表、燃气表的读数，与入住时的读数作对比，按照实际使用量结清费用。部分小区可能还涉及物业费等其他费用，同样要仔细核对并结清。
- 协商押金退还：在确认房屋及各项费用无问题后，要求房东按照合同约定退还押金。若房东无故克扣押金，要及时沟通并保留相关证据，必要时通过法律途径解决。
- 收回物品及钥匙：将自己的物品全部收拾带走，同时收回所有房屋钥匙，确保没有遗漏。
- 保留退房凭证：无论是纸质的退房确认书还是电子记录，都要妥善保存，以防后续出现纠纷。
如果外贸人员租的是公司的房子，或者涉及到一些特殊的租赁情况，例如公租房等，可能还需要按照公司的规定或相关部门的要求办理额外的手续。