外贸销售业务开发票的具体步骤和注意事项如下：
发票类型选择
- 商业发票：是出口过程中极为关键的单据，涵盖买卖双方的名称与地址、商品的精准描述、数量、单价、总价、付款条款以及交货条件等丰富信息，是卖方正式向买方请求支付货款的依据，也是海关申报、货物运输和保险等环节的重要文件。
- 增值税普通发票：目前绝大多数地区确认出口收入和申报退税的发票，通过电子税务局或防伪税控开具。生产企业一律使用升级后的增值税系统开具普通发票代替原来的出口发票；外贸企业可以选择“使用升级后的增值税系统开具普通发票”或者“开具企业自制凭证”两种方式。
- 形式发票：交易前期的重要沟通工具，虽不具备法律强制力，但在外贸业务的初步洽谈阶段发挥着关键引领作用，常用于报价与协商、申请进口许可证、资金筹备等。
开票前准备
- 确认客户信息：收集并验证客户的公司名称、地址、联系方式等必要信息。若客户为境外企业，购方企业可用中文或外文填写，纳税人识别号、地址电话、银行账号等可不填写，但可在地址电话处填写外商所在国家或地区；如果是出口销售到国内特殊监管区域，购方企业纳税人识别号、地址电话、银行账号需填写。
- 确认合同条款：仔细阅读合同，明确销售条款、价格、付款方式、交货期限等重要信息。
开具发票
- 填写发票内容：
- 商品信息：根据出口货物的名称、规格型号、单位和数量如实开具。单价和计税金额需以本位币（人民币）开具，其销售额的人民币折合率可以选择销售额发生的当天或者当月1日的人民币汇率中间价，纳税人应在事先确定采用何种折合率，确定后1年内不得变更。
- 税率选择：对于适用增值税退（免）税政策、增值税零税率政策和免税政策的出口货物劳务或服务，出口企业开具增值税普通发票时应选择“免税开票”选项；对于适用增值税征税政策的出口货物劳务或服务，出口企业应按规定缴纳增值税，在开具增值税普通发票时，不得选择“免税开票”选项，应选择“适用税率”选项。发票打印时，税率栏为“*”，税额栏为空。
- 备注栏填写：合同号、贸易方式、结算方式、外币金额、汇率等信息需在备注中填写，如果票面开具的是CIF价则在备注栏注明FOB价。
- 检查发票信息：确保发票上的所有信息准确无误，包括商品信息、客户信息、金额、税率等，发票要与信用证或合同相符。特别要注意发票金额不超过信用证金额，发票的货币要与信用证相一致。
发送发票
将发票通过电子邮件、信件或其他方式发送给客户，确保发票清晰明了，易于阅读。
保留记录
保留所有相关文件和记录，包括发票、合同、付款记录等，以便将来查询或审计时使用。