对外贸易单证作为国际贸易中不可或缺的重要文件，主要具有以下作用：
结算依据
- 在国际贸易结算中，买卖双方通常依据单证来进行货款的收付。例如在信用证结算方式下，卖方只有提交了符合信用证要求的单证，银行才会履行付款义务。常见的单证如商业发票、提单、保险单等，都是银行审核付款的关键依据。这些单证详细记录了货物的名称、数量、价值、运输方式等重要信息，确保了交易金额的准确性和双方的利益。
货物交接的凭证
- 货物在运输、装卸、仓储等环节中，单证起到了关键的交接作用。以提单为例，它是承运人接收货物或货物装船后，向托运人签发的货物收据，也是承运人保证据以交付货物的凭证。收货人只有凭提单向承运人或其代理人出示，才能提取货物。此外，装箱单等单证详细记录了货物的包装情况和件数等信息，便于在货物交接时进行核对和检验，确保货物的数量和质量与合同约定相符。
报关报检的必备文件
- 进出口货物在进出境时，必须向海关和检验检疫机构申报，而单证是申报的重要依据。报关单是企业向海关申报货物进出口情况的主要单证，它包含了货物的详细信息、贸易方式、收发货人等内容。同时，商业发票、装箱单、合同等单证也需要一并提交，以便海关审核货物的合法性、确定关税税率等。在报检时，如品质检验证书、卫生证书等单证是证明货物符合相关质量和卫生标准的依据，只有单证齐全且符合要求，货物才能顺利通过报关报检手续。
履行合同的证明
- 对外贸易合同的履行过程中，单证是双方履行义务的证明。卖方通过提交各种单证来证明自己已经按照合同的要求完成了交货等义务，如提交的商业发票证明了货物的销售金额和交易内容，提单证明了货物已经按照约定的方式运输等。买方则通过支付货款、接收单证等行为来证明自己履行了付款等义务。这些单证在法律上具有重要的证据效力，一旦双方在合同履行过程中出现争议，单证可以作为解决争议的重要依据，有助于维护双方的合法权益。
企业经营管理的重要资料
- 对于外贸企业来说，单证是企业经营管理的重要资料。通过对各种单证的整理和分析，企业可以了解业务的进展情况、货物的流向、客户的需求等信息，从而进行成本核算、利润分析、风险评估等工作。例如，通过分析商业发票和成本核算单，企业可以计算出每笔业务的利润情况；通过对提单等运输单证的分析，企业可以掌握货物的运输时间和运输路线等信息，以便合理安排生产和销售计划，提高企业的经营管理水平和经济效益。