外贸销售助理的工作内容主要围绕协助外贸销售人员开展业务，涉及客户沟通、订单处理、物流跟踪等多个方面，以下是具体介绍：
客户开发与维护
- 市场调研协助：通过各种渠道收集市场信息，包括目标市场的行业动态、竞争对手情况、潜在客户信息等，为销售团队提供数据支持，帮助制定销售策略。例如，利用海关数据、行业报告、社交媒体等工具，搜索潜在客户的联系方式和业务范围。
- 客户资料整理：负责收集、整理和更新客户信息，建立和维护客户数据库。对客户进行分类管理，以便销售团队更好地了解客户需求和特点，开展精准营销。
- 邮件处理：协助销售人员回复客户邮件，解答客户的一般性咨询，如产品信息、价格、交货期等问题。及时转发重要邮件给相关人员，并跟踪邮件处理进度，确保客户得到及时有效的回复。
订单处理
- 订单跟进：从客户下单到订单完成的整个过程中，负责与客户、生产部门、物流部门等各环节进行沟通协调。确保订单信息准确无误，及时了解生产进度，协调解决生产过程中出现的问题，如原材料短缺、生产工艺问题等，保证订单按时交付。
- 合同管理：协助销售人员起草、审核和签订销售合同，确保合同条款清晰、准确，符合双方利益。跟踪合同执行情况，及时提醒相关人员履行合同义务，如发货、收款等，对合同执行过程中的变更事项进行记录和处理。
- 单证制作：根据订单要求，负责制作各种出口单证，如商业发票、装箱单、提单、报关单等。确保单证的准确性和完整性，符合国际贸易惯例和相关国家的法律法规，及时提交给客户和相关部门，以便顺利完成货物的出口和清关手续。
物流与交付
- 物流安排：根据订单情况，选择合适的物流方式，如海运、空运、快递等，并与物流供应商联系，安排货物的运输和配送。协调物流供应商完成货物的提货、装箱、运输等环节，确保货物按时、安全到达客户手中。
- 物流跟踪：实时跟踪货物的运输状态，及时向客户和销售人员反馈货物的运输信息，如预计到达时间、运输途中的问题等。对于出现的物流问题，如延误、丢失、损坏等，及时与物流供应商沟通协调，解决问题，并向客户做好解释工作。
其他工作
- 样品管理：负责样品的准备、包装和寄送工作。根据客户需求，从仓库领取样品，进行必要的处理和包装，选择合适的快递方式寄送给客户，并跟踪样品的送达情况，确保客户及时收到样品。
- 销售数据统计：定期收集、整理和分析销售数据，如销售额、销售量、客户订单量等，制作销售报表，为销售团队和管理层提供决策支持。通过对销售数据的分析，发现销售趋势和问题，提出改进建议和措施。
- 展会协助：参与公司组织的国内外展会，负责展会的筹备工作，如展位布置、展品准备、宣传资料印刷等。在展会期间，协助销售人员接待客户，收集客户信息，推广公司产品和服务，展会结束后，对展会效果进行评估和总结。