以下是外贸公司接单发货的详细流程：
一、接单
- 客户开发与询盘
- 通过多种渠道开发客户，如参加国际展会（像广交会等）、利用B2B平台（如阿里巴巴国际站、环球资源等）、社交媒体营销（LinkedIn、Facebook等）。当潜在客户对公司的产品或服务感兴趣时，他们会发来询盘。询盘内容可能包括产品规格、价格、最小起订量、交货期等细节问题。
- 例如，一家欧洲的服装零售商在阿里巴巴国际站上看到某外贸服装公司的产品展示后，询问一款连衣裙的价格、是否有现货以及定制化服务的相关内容。
- 报价与协商
- 外贸公司收到询盘后，根据产品成本（包括原材料成本、生产成本、运输成本等）、利润预期、市场行情等因素制定报价单。报价单应详细列出产品信息、价格条款（如FOB、CIF等）、交货期、付款方式等内容。
- 接着与客户就价格、交货期、付款方式等进行协商。如果客户对价格有异议，外贸公司可能需要重新核算成本，寻找降低成本的方法或者调整利润空间来达成双方都能接受的价格。
- 比如，对于上述连衣裙的询盘，外贸公司根据面料成本、加工费用、包装费用等核算出每件连衣裙FOB上海港的价格为20美元，并在报价单中注明最小起订量为500件，交货期为收到定金后的30天内，付款方式为30%定金，70%尾款发货前支付。客户可能会回复希望价格降低到18美元，于是双方就价格进行进一步协商。
- 确认订单
- 当双方就所有交易细节达成一致后，外贸公司会与客户签订正式的销售合同。合同内容包括买卖双方的详细信息、产品规格和数量、价格条款、交货期、付款方式、包装要求、质量标准、违约责任等条款。合同是保障双方权益的重要文件，一旦签订，双方都应严格按照合同执行。
- 例如，经过协商，服装外贸公司和欧洲零售商最终确定每件连衣裙价格为19美元，其他条款不变，双方签订销售合同，这就意味着外贸公司成功接单。
二、发货前准备
- 生产安排或采购
- 如果外贸公司是生产型企业，会根据订单安排生产计划。这包括原材料采购、生产排期、质量控制等环节。要确保原材料的质量符合产品要求，生产进度能够满足交货期。
- 若是贸易型公司（不涉及生产），则需要向供应商采购产品。要选择可靠的供应商，签订采购合同，明确产品质量、交货时间等要求。
- 对于服装订单，生产型外贸公司会根据订单数量采购足够的面料和辅料，安排车间工人按照设计要求进行裁剪、缝制等生产工序，同时在各个生产环节设置质量检验点，确保产品质量。贸易型公司则会寻找合适的服装厂作为供应商，与其签订采购合同，要求按时按质量交付连衣裙。
- 包装
- 根据产品特性和客户要求进行包装。包装不仅要起到保护产品的作用，还要符合运输要求和目的国的相关规定。常见的包装有纸箱包装、木箱包装等。
- 例如，连衣裙可以采用每件独立包装（用透明塑料薄膜袋），然后一定数量装一箱，纸箱上要标注产品名称、规格、数量、重量、目的地等信息。
- 订舱（海运为例）
- 如果货物采用海运方式运输，外贸公司需要向货代公司订舱。要提供货物的详细信息（如重量、体积、箱数等），选择合适的船期和航线。货代公司会根据这些信息安排集装箱和船位。
- 假设服装外贸公司的这批连衣裙总共有20箱，体积为5立方米，重量为1000千克，外贸公司向货代订舱，要求在3月10日左右装船，货代根据这些信息安排一个20尺的集装箱，并预订了合适的船位。
三、发货流程
- 报关
- 发货前，外贸公司需要准备好报关资料，包括报关单、装箱单、发票、合同等。这些资料要准确填写货物的信息，如商品编码、数量、价值等。可以委托报关行进行报关操作。海关会对货物进行查验，查验合格后放行。
- 例如，报关单上要准确填写连衣裙的商品编码（根据《协调制度》编码规则确定）、每件价格、总数量等信息。海关可能会对货物进行抽查，检查产品是否与申报内容相符，无问题后给予放行。
- 装船（海运）或装机（空运）等
- 在货物放行后，按照货代公司的安排将货物运至码头（海运）或机场（空运）进行装船或装机。货代公司会提供装货单等相关文件，现场工作人员会根据文件指示将货物装入相应的运输工具。
- 对于海运的连衣裙，外贸公司安排车辆将货物运至港口码头，在码头工作人员的指挥下将装有连衣裙的集装箱吊装到船上。
- 运输跟踪
- 货物发出后，外贸公司要通过货代公司或者船公司（航空公司）提供的跟踪系统，及时了解货物的运输状态。如在海运中，要关注船舶的航行位置、预计到达时间等信息。
- 外贸公司可以通过船公司的官网，输入提单号码等信息，查看连衣裙所在船舶的航行路线，是否按时到达中转港等情况，以便提前做好目的港收货的准备工作。
- 目的港清关与交付
- 货物到达目的港后，需要客户进行清关。外贸公司可以协助客户提供一些必要的文件（如提单、发票、装箱单等）。清关完成后，货物就可以交付给客户，完成整个发货流程。
- 例如，欧洲零售商收到外贸公司提供的提单等清关文件后，在当地海关办理清关手续，缴纳关税等税费，海关放行后，就可以将连衣裙运至自己的仓库，整个外贸接单发货流程结束。