外贸跟单是外贸业务中非常重要的一个环节，主要工作涵盖订单、生产、出货等多个环节，以下是具体介绍：
订单跟进
- 客户沟通与需求确认：与客户保持密切联系，通过邮件、电话、即时通讯工具等，了解客户对产品的具体要求，如规格、数量、包装、交货期等，确保双方理解一致。
- 订单处理：收到客户订单后，仔细审核订单内容，包括产品信息、价格、付款方式、交货地点等是否准确完整。将订单信息录入公司内部系统，传递给相关部门，如生产、采购、财务等，确保各部门了解订单详情。
- 样品管理：根据客户需求，安排样品的制作、寄送，并跟踪样品到达情况和客户反馈。
生产跟进
- 生产计划协调：与生产部门沟通，根据订单交货期和生产能力，制定合理的生产计划。协调生产所需的原材料、零部件等物资的供应，确保生产顺利进行。
- 生产进度监控：定期到生产车间了解生产进度，及时发现生产过程中出现的问题，如设备故障、原材料短缺、质量问题等。对于影响交货期的问题，及时协调相关部门解决，或与客户沟通调整交货期。
- 质量把控：参与产品的质量检验工作，按照客户要求和公司质量标准，对原材料、半成品、成品进行检验。对检验中发现的质量问题，督促生产部门进行整改，确保产品质量符合订单要求。
出货跟进
- 订舱与运输安排：根据订单交货期和客户要求，选择合适的运输方式（海运、空运、陆运等），并向货代或船公司订舱。提供准确的货物信息，如重量、体积、件数等，以便安排合适的运输工具和仓位。
- 报关报检：准备报关报检所需的文件，如商业发票、装箱单、合同、报关单、报检单等，确保文件的准确性和完整性。协助报关行和检验检疫机构完成报关报检手续，及时处理报关报检过程中出现的问题。
- 提单与文件处理：货物装船或起飞后，及时获取提单等运输文件，并核对文件内容是否准确无误。将提单等文件按照客户要求的方式传递给客户，如电放、邮寄等。同时，整理和归档所有与出货相关的文件，如报关单、提单副本、装箱单等，以备后续查询和审计。
客户维护与售后服务
- 客户反馈处理：货物交付后，及时与客户沟通，了解客户对产品和服务的满意度。对于客户提出的问题和投诉，积极协调相关部门解决，跟踪处理结果，确保客户满意。
- 售后跟踪：对客户的使用情况进行跟踪，收集客户的反馈意见和建议，为公司产品的改进和服务质量的提升提供参考。
此外，外贸跟单员还要整理和归档与订单相关的所有文件和资料，如订单合同、往来邮件、生产记录、出货文件等，以便随时查阅和审计。同时，要根据公司要求，定期对订单执行情况进行统计和分析，为公司决策提供数据支持。